Codice Etico

Rev. 3

I collaboratori interni ed esterni di PRO-CERT hanno l’obbligo di tener conto, in ogni loro comportamento professionale, delle ricadute di ciò sull’azienda.

Ciascun destinatario del presente codice deve impegnarsi al rispetto dei seguenti principi e norme di comportamento:

1. rispettare i principi di imparzialità, correttezza, riservatezza, buona fede, trasparenza, fedeltà e lealtà, nei confronti dei colleghi e/o terzi con cui viene in rapporto;
2. rispettare tutte le leggi e regolamenti vigenti in Italia, ciò vuol dire anche accettare tutte le eventuali richieste delle organizzazioni presso cui si effettuano i servizi offerti da PRO-CERT, in merito ad utilizzo di regole comportamentali per la sicurezza sul luogo di lavoro propria e altrui, e utilizzare gli strumenti, le procedure e i dispositivi di protezione eventualmente forniti e quant’altro richiesto e necessario per legge;
3. non porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti vietati dalle norme di legge, ed in particolare tali da incorrere le fattispecie di reato presupposto previste dal D.Lgs 231/01 applicabili alle attività eseguite o dare causa alla realizzazione di comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle applicabili previste dal D.Lgs. 231/2011, possono potenzialmente diventarlo, o comportamenti che possano favorire la commissione dei predetti reati;
4. non compiere atti incompatibili con l’appartenenza come collaboratori interni ed esterni di PRO-CERT e con il presente Codice etico;
5. mantenere rapporti ispirati a correttezza, integrità e collaborazione con gli organi della Pubblica Amministrazione. Non offrire denaro, beni, servizi o benefici di qualsiasi genere, né in nome o per conto di PRO CERT, né a titolo personale, a interlocutori quali Pubblica Amministrazione, dipendenti pubblici, enti concessionari di pubblico servizio o interlocutori privati di persone, società o enti, né a persone da questi ultimi utilizzate, allo scopo di indurre, remunerare, impedire o comunque influenzare qualsiasi atto o fatto nell’interesse di PRO-CERT; parimenti non sollecitare o accettare denaro, beni, servizi o benefici di qualsiasi genere da fornitori o clienti pubblici o privati, in connessione con la propria mansione o comunque con l’attività di PRO-CERT;
6. nel caso di una gara con la Pubblica Amministrazione si deve operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale. In caso di utilizzo di collaboratori esterni (dunque soggetto “terzo”) per essere rappresentati nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, PRO-CERT prevede che nei confronti del soggetto terzo siano applicate le stesse direttive valide anche per i dipendenti. In particolare nel corso di una trattativa d’affari o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione non vanno intraprese (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni:
   • proporre opportunità di impiego o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;
   • offrire o in alcun modo fornire omaggi, se non nei termini elencati al punto 8;
   • sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.

7. quanto stabilito in precedenza vale nei rapporti con persone o società tanto privati quanto pubblici, in Italia e all’estero;
8. nei paesi in cui è prassi e costume offrire piccoli doni (gadget aziendali) o cortesie, è possibile agire in tal senso quando questi doni siano di natura appropriata e di valore modico, ma sempre nel rispetto delle leggi. Tali regali o cortesie non devono mai essere interpretati come una ricerca di favori. Quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, o rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni, per conto della Pubblica Amministrazione. Non è consentito pertanto offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, sia italiani che di altri paesi, salvo come già detto che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore. Si considerano atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti da dipendenti PRO-CERT, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di PRO-CERT, sia in Italia che all’estero;
9. qualora uno dei Destinatari riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di funzionari della Pubblica Amministrazione dovrà:
   a) informare tempestivamente, per iscritto il CSI;
   b) sospendere immediatamente ogni rapporto con essi
10. le attività vietate non possono essere perseguite neppure in forma indiretta (per esempio tramite familiari, consulenti o interposte persone). È inoltre vietata ogni attività che sotto qualsiasi veste (per esempio sponsorizzazioni, incarichi, pubblicità) abbia le stesse finalità vietate;
11. ogni operazione e transizione deve essere preventivamente autorizzata dalla Direzione in modo da consentirne l’eventuale verifica;
12. astenersi dal divulgare o utilizzare a profitto proprio o di terzi, qualsiasi notizia, documento o informazione riservata attinente le attività aziendali, ed in particolare:
    • non utilizzare alcun dato, informazione o documento ricevuto da PRO-CERT, per l’espletamento del proprio incarico professionale, se non per i fini rispetto ai quali il documento o dato viene fornito;
    • non richiedere, né trattenere alcun documento aziendale, se non entro i limiti strettamente necessari ad evidenziare o espletare le attività assegnate e comunque sempre nei termini previsti dalle procedure PRO-CERT;
    • custodire con la massima cura e diligenza i documenti e dati forniti da PRO-CERT, fino alla loro restituzione;
13. non utilizzare, anche solo implicitamente, la propria posizione per influenzare decisioni a proprio favore o a favore di parenti, amici e conoscenti per fini prettamente personali di qualunque natura essi siano, in particolare nel caso in cui si ricoprano posizioni aziendali in cui si abbia la possibilità oggettiva di influenzare le scelte aziendali;
14. non è consentito utilizzare o presentare dichiarazioni e documenti attestanti fatti e notizie non vere, ovvero omettere informazioni per conseguire, vantaggi nell’interesse proprio o di PRO-CERT;
15. non utilizzare strumenti di persuasione o di altro genere i cui contenuti siano ingannevoli o comunque non veritieri;
16. mantenere la massima imparzialità ed evitare qualsiasi situazione di conflitto di interesse, nello svolgimento delle attività, in cui si persegua un interesse diverso da quello di PRO-CERT, o attraverso la quale ci si avvantaggi personalmente, per proprio conto o per conto di terzi. Chiunque ritenga di trovarsi in una situazione di conflitto tra il proprio interesse personale, per suo conto o per conto di terzi, e gli interessi di PRO-CERT, deve darne comunicazione immediata, al Direttore Tecnico di PRO-CERT, che farà da tramite nei confronti del Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI), restando valide le norme specifiche previste dal Codice Civile. Per i verificatori, valutatori o esperti tecnici utilizzati nelle attività esterne, tale caso specifico si esplica mantenendo un comportamento imparziale ed indipendente da condizionamenti che possano influenzare il proprio operato e quello del personale di cui si è eventualmente responsabili; in particolare:
    • non avere implicazioni di tipo commerciale, né altre forme di collaborazione con l’organizzazione oggetto di valutazione, che potrebbero far sorgere conflitti di interesse con gli incarichi di valutazione assegnati da PRO-CERT;
    • non aver avuto alcun rapporto, né lavorato, con l’organizzazione cliente, e più in generale su ciò che è oggetto di valutazione, per almeno i due anni precedenti l’incarico assegnato;
    • non prestare attività di consulenza all’organizzazione per almeno un anno a partire dalla data di assegnazione dell’incarico stesso;
    • tenere un comportamento oggettivo e prendere decisioni basate sui riscontri oggettivi rilevati, evitando qualsiasi preconcetto rispetto a informazioni o altri aspetti che non siano strettamente pertinenti con l’oggetto della valutazione;
17. rispettare i vincoli contrattuali e le procedure PRO-CERT applicabili alle attività assegnate, pertanto per i servizi svolti presso i clienti, attenersi agli orari indicati nelle notifiche ufficiali del PRO-CERT, evitando ritardi nell’avvio o conclusione delle attività;
18. informare il Direttore Tecnico, nel caso si ricevano richieste o si venga a conoscenza di fatti contrari ai divieti dei punti precedenti;
19. la gestione delle risorse finanziarie deve avvenire nel rigoroso rispetto delle deleghe conferite, nonché di eventuali specifiche autorizzazioni per il compimento di particolari operazioni. La trasparenza contabile si fonda sull’esistenza, l’accuratezza e la completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Tutti i soggetti sono tenuti ad informare tempestivamente i propri responsabili dell’eventuale riscontro di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione sulla quale si basano le registrazioni contabili con adeguati canali comunicativi. La segnalazione deve essere effettuata anche al Direttore Tecnico;
20. fornire piena collaborazione a qualsiasi inchiesta formale, su infrazioni del presente Codice, avviata dalle Organizzazioni oggetto di valutazione, da altri collaboratori PRO-CERT, da una qualsiasi parte interessata, o per risolvere specifici casi di reclami o ricorsi; e, nel caso di collaboratori esterni, tenere una registrazione di tutti gli eventuali reclami o ricorsi presentati contro il proprio operato, per attività svolte per conto di PRO-CERT, consentendo a PRO-CERT l’accesso a tali reclami o ricorsi;
21. presentarsi presso le organizzazioni oggetto dei servizi PRO-CERT con un abbigliamento consono e aspetto curato, quale forma di rispetto nei confronti del cliente, e mantenere un comportamento rispettoso ed educato nei confronti delle persone da intervistare o con cui interfacciarsi;
22. rispettare e salvaguardare i beni di proprietà aziendale, nonché impedirne l’uso fraudolento o personale; utilizzare gli strumenti aziendali in modo funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività lavorative o agli scopi autorizzati dalle funzioni interne preposte;
23. non usufruire, per proprie finalità, dei progetti, dei sistemi, dei procedimenti, delle metodologie, dei rapporti o di altra invenzione o attività sviluppata da PRO-CERT;
24. evitare che la situazione finanziaria personale possa avere ripercussioni sul corretto svolgimento della propria attività lavorativa;
25. garantire parità di trattamento a tutti i clienti.

Per tutto quello non espressamente previsto negli articoli precedenti, si rimanda alle norme di legge applicabili.

Sassuolo, Marzo 2021